В 2001 году на полках магазинов появилась книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» за авторством Дэвида Аллена (David Allen). В ней эксперт в вопросах производительности и управления временем показал, насколько важно иметь проверенную систему для личных, деловых и других задач.
Аллен ввёл систему под названием GTD (о ней читайте здесь), которая помогла большому числу людей навести порядок в своих делах. В качестве своеобразной оболочки для неё можно использовать обычный бумажный ежедневник. Однако этому способу есть далеко не очевидная, но достойная и более практичная альтернатива — «Google Таблицы».
П Примеры использования
Ваш GTD-документ может содержать сколько угодно листов. Представим, что их у нас семь.
Проекты. Аллен определяет проект как задачу, которая состоит более чем из двух этапов и на выполнение которой требуется до 12 месяцев. В список можно внести что угодно — проектом может быть даже замена автомобильного масла.
Предстоящие дела. Список дел, которые вы можете выполнить прямо сейчас. Можно указать примерные даты и приоритетность выполнения.
Ожидание. Вещи, выполнения которых вы ждёте от других людей. При желании добавьте связанные проекты и записи о том, когда вы последний раз разговаривали с этими людьми.
Повестка дня. Дела, которые нуждаются в обсуждении на постоянных встречах. Например, если вы еженедельно разговариваете с коллегой с глазу на глаз, то внесите сюда то, что хотите с ним обговорить. Сюда тоже можно добавить столбец со связанными проектами.
Инкубатор. Список вещей, которые вы хотите сделать когда-нибудь, но пока ещё не знаете, когда именно.
Еженедельный обзор. Контрольный список задач, которые вы выполняете, когда подводите итоги недели. Это может быть проверка существующих проектов и добавление новых, закрытие «хвостов» и так далее.
Законченные проекты. Вырезаете завершённый проект и вставляете его в этот лист, а также отмечаете, когда его закончили. Если от проекта просто пришлось избавиться, то это тоже необходимо записать.
ПРОЕКТЫ
Число столбцов в этом листе может отличаться, но есть два главных, на которых держится вся система: «Идентификатор проекта» и «Предстоящие дела».
Идентификатор проекта — это его уникальный номер. Назначение идентификаторов простирается за пределы «Google Таблиц». На них может держаться вся ваша организационная система. Например, если вы храните файлы и заметки, связанные с проектами, в других сервисах, то можете использовать те же номера и в них. Это значительно ускоряет поиск файлов и информации и позволяет не держать многие вещи в голове.
В столбце «Предстоящие дела» отслеживается три аспекта каждого проекта:
сколько дел добавлено на вкладку «Предстоящие дела»;
сколько элементов, связанных с этим проектом, находится на вкладке «Ожидание»;
сколько элементов, связанных с этим проектом, находится на вкладке «Повестка дня».
Формула — простая функция count, которая проверяет три эти вкладки и даёт информацию о том, сколько действий привязано к данному идентификатору проекта. Этот столбец позволяет быстро найти проекты без выполняемых задач. Последовательность «0 | 0 | 0» говорит о том, что нужно либо добавить действия в проект, либо отложить его.
«ОЖИДАНИЕ» И «ПОВЕСТКА ДНЯ»В этих листах указывается имя человека, что вам от него нужно и когда вы об этом просили, к какому проекту это относится. Если вы регулярно встречаетесь с этим человеком, то он отправляется в «Повестку дня». Если вы видитесь с ним лишь изредка, то добавляйте его в «Ожидание».
ИНКУБАТОРВ одном из интервью Аллен сказал, что если какой-нибудь проект за неделю не сдвинулся ни на йоту, то он отправляет его в «Инкубатор». Идея проста: если не занимаетесь проектом регулярно, то уберите его из списка, который постоянно на виду. Из-за такого проекта возникает беспорядок и, как следствие, появляется психологическое препятствие для выполнения важных дел.
Каждую неделю заглядывайте в «Инкубатор» и либо меняйте статус проекта на «активный», либо не трогайте его, либо полностью удаляйте.
Еженедельный обзорЭта вкладка помогает убедиться, что ваши списки задач помогают улучшить вашу личную и деловую жизнь. Поэтому вам нужно постоянно просматривать эти списки и поддерживать их актуальность.
«Еженедельный обзор» может состоять из вопросов и идей для размышления. По сути, это список своеобразных триггеров, которые напоминают о нуждающихся в выполнении проектах. Также он помогает проверить, по-прежнему ли ваши задачи соответствуют вашим целям.
Законченные проектыЕсли вам нужно будет вспомнить исход того или иного проекта, поможет этот лист. И даже если вы знаете, чем проект закончился — к примеру, вы его забросили, — то иногда полезно выяснить, когда вы приняли такое решение.
П Полезные функции «Google Таблиц»
1 1. Примечания
Их можно использовать несколькими способами. Один из них — записывать все возможные предстоящие дела для определённого проекта. Затем их можно скопировать непосредственно в список «Предстоящие дела», добавив желательную дату завершения.
Примечания также удобно использовать по их прямому назначению. Добавляйте заметки к статусу проекта, чтобы отмечать важные этапы и добавлять полезную информацию.
Чтобы добавить примечание, нажмите правой кнопкой мыши на ячейку и выберите «Вставить примечание».
2 2. Комментарии
В комментариях, в отличие от примечаний, автоматически форматируются гиперссылки, что порой может быть полезно. Количество комментариев в листе отображается на вкладке снизу. К тому же с комментариями можно работать совместно с другими пользователями. Добавляются они аналогично примечаниям.
YouTube23:33